流程图示

由 卓别林 创建, 最后一次修改 2015-11-02

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过程流程图通过图示的方法展现了整个过程的每一任务块。例如,客户订单的流程可以运营为,由下单开始,经过订单录入、订单处理、完成订单,最后发货。如果客户可以通过多种途径下单,如电话、订货单或网络,那么可将上述流程制成图表从而确定哪种方式效率最高。流程中的每一步骤通常用方框表示,并带有指向下一步骤的箭头。另有一些符号用来表示开始、结束、输入、输出及其他流程步骤。还可以使用软件程序帮您制作流程图。相关内容我们会在本文稍后部分详细说明。


标绘图流程

通过用标绘图描述流程,您可以对其中每一步骤标明价值等级,进而据此区别所做的工作是否对整个流程具有增值作用。据此您可以重新组织流程,去掉那些不增值的工作。如果不能完全删减某个步骤,或许可以对其进行简化。这类分析可应用于公司的所有流程,能帮助您增加整个业务的价值。

标绘图流程使用的符号与流程图很类似,指出整个过程中某一特定环节的运作情况。标绘图流程的符号包括:

只有通过运营或决策才实现价值提升。要确定过程中有多少步骤没有增加价值,可将它们一一列出,并为每一行为符号插入一列。对每个步骤标明其涉及的行为类型(如运营、移动、延迟等)。对各列的标记进行合计,由运营列和决策列相加得到能增加价值的步骤总数,随后将其余列相加得出不增加价值的步骤总数。

您可以由此开始流程的改善工作。

模型化和模拟“假设”情况

您所创建的流程图和标绘图流程也可以作为模型参考。尽管这些模型能很好的解释“结果”,但是它们无法回答更细的问题,诸如“如何做”、“何时”以及“何地”。某典型业务所用流程若具有一定复杂度,则单纯依靠流程图很难判断变革所产生的效果。而这时模拟模型就有了用武之地。模拟方式允许您对模型加以更改,有助于更清楚地了解流程变化带来的影响。通过对流程的模拟,您可以优化流程,进而节省财力。

通过模拟您还可以做一些“假设”情况的试验。您可以判断:

员工缺勤可能对流程的影响

取消初步看上去无设置必要的岗位后可能导致的额外开支

通过对工作区域的简单调整,使存放部件和原料占用更少的仓储空间而可能节省的时间和资金。

由技术人员自己撰写报告,不经行政人员而可能节省的财力。

这种模拟需要一些创造性的思维和相关人员的投入。不要忽视实际执行人员对流程优化的意见。他们或许是对所从事的任务了解最为全面的人,很可能对改善系统有相当多的想法。


关键路径分析

这项分析通常用来确定完成一个项目所需的最短时间。对正在进行的过程,该分析并不总是有用,它最突出的用途在于针对产品开发以及其他项目相关的工作。

关键路径分析首先需要确定完成项目所需的步骤。随后分析哪些步骤需基于其他步骤,哪些步骤可以与其他步骤同步执行,根据这些情况设定各步骤的优先次序。换句话说,那些其他步骤所依赖的先决步骤必须首先完成。

首先贯穿图表最上方列出时间帧。在图上时间帧下方画一个圆圈代表任务,接着画一条时间线指向下一个任务。线的长度,或者说两个任务的间隔代表执行该任务所需的时间。线与下一个任务相连,运营依此类推。这条线就是“关键路径”。同步执行的任务,或者不依赖于其他任务的独立任务,可以画在关键路径下方,与非独立任务并存。

实际上,绘制这种图表有两种格式。一种是甘特图,另一种是PERT图。有关这种图表和分析具体应用的实例和详细说明,请参见头脑工具。


排队论

排队论用于分析同客户和服务相关的一些情形,诸如确定某地区的加油站需配备多少台油泵、一家百货公司需设置多少个收银台,甚至于一个饭店需有多少个停车位等。它还适用于维修和服务站等需要排队等待维修的情况。通常来说,在任何情况下,只要人或事情需要等待,就伴随着价值的流失。

减少等待时间可以提升服务质量。这同时也增加了提供服务所花的成本。排队论的目标是找到一种恰当的方法,使得等候的客户的“价值流失”最少,而用于改善服务的成本仍处于可您的承受范围内。

队列计算体系中包含众多公式和算法,幸运的是可以应用软件来进行计算。


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